2号关于做好2014年综合档案归档工作的通知

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作者：档案室来源：本站原创发布时间：2015-10-13

惠州经济职业技术学院文件

惠经职院办〔2015〕2号

关于做好2014年综合档案归档工作的通知

各单位：

根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》的有关规定，为确保学院档案资料齐全、完整、规范，请各部门做好2014年档案整理和移交工作（各部门具体移交时间见附件），现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

凡是在我院各职能部门中形成的各种载体、有查考价值的文件材料（见附件参考），均应收集整理，按时归档。

二、归档要求：

（一）各院系部、处室档案兼职管理员要认真收集本部门应归档的材料，严格审查文件材料是否齐全完整，于规定时间内移交学院档案室。

（二）应归档的文字材料与电子文本一并归档（电子文本要与纸质文本内容相符）。照片，每个活动选3-5张具有代表性的电子照片，并在电子照片上重命名作照片说明（含照片摄影时间、摄影者，照片内的人物、事件等要素）。录音及录像资料要刻成光盘，并附上说明，光盘与电子档同时移交。电子文档请通过腾讯通发给档案室梁仪娣。

（三）需归档的文件材料应符合归档要求，纸质文档应以原件为主，归档材料不能用铅笔、圆珠笔及蓝色墨水签字笔书写，发现纸张有破损的要予以修补，以保证档案的安全、完整。

（四）所移交材料需列出移交清单。

附件1： 2014年档案归档时间和范围

2：档案业务指导

学院办公室

2015年3月7日

学院办公室 2015年3月7日印发

附件1：

2014年档案归档时间和范围

序号	单位	移交时间	归档范围
1	党办	2015年3月 9日至11日	党委选举材料；会议记录、纪要；党委工作计划、总结；党委书记讲话稿；积极分子培训名册；发展预备党员名册，党员花名册；党费材料；党员变动统计；规章制度；协议、合同；10周年校庆形成材料，及其他重要党务活动、会议所形成有价值的文字材料、照片、录像等资料。
2	院办	2015年3月 9日至11日	学院发文；院长办公会议记录、纪要；上级来文及办理；校内外文函；协议、合同；学院计划、总结；院长讲话稿；统计材料；规章制度；外事科对外交流形成材料、领导采访等资料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
3	人事处	2015年3月 9日至11日	年度计划、总结、规章制度；师资培养、引进；职称评定；人员聘任；干部、教职工花名册、教职工调动、专业技术人员统计；年度考核；工资调整情况、工资表；奖励、处分；劳动合同；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
4	教务处	2015年3月 9日至11日	部门年度计划、总结；党支部总结、计划；毕业生学籍及学业成绩表；学生退学、转学，休学、参军保留学籍审批表；课程安排表；教学大纲、教学计划；教学管理规章制度；学科、专业、实验室建设；教学检查、评估；校历；考证报名及通过名单；协议、合同；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
5	督导办	2015年3月 9日至11日	部门年度计划、总结；规章制度；听课记录；协议、合同；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
6	科研处编辑部	2015年3月 9日至11日	部门年度计划、总结；科研课题申报、结题、科研成果；协议、合同；学报、院报；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
7	学生处（团委）	2015年3月 12日至13日	部门年度计划、总结；学生管理规章制度；协议、合同；学生奖学金；助学贷款；勤工俭学；特困生资助；军训；学生奖励、处分；学生社团情况；学生干部名册；学生会、共青团、志愿者活动；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料；毕业照片。

8	招生办	2015年3月 12日至13日	招生计划、总结；规章制度；新生录取名册；招生简章； 10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
9	就业办	2015年3月 12日至13日	就业工作计划、总结、规章制度；毕业生推介信息、实习实训基地协议、合同；招聘会材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
10	财务处	2015年3月 12日至13日	部门年度计划、总结；规章制度；年度会计报表、审计报表、年度财务报告；协议、合同；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
11	后勤处保卫处	2015年3月 12日至13日	部门年度计划、总结；党支部总结、计划；规章制度；房产、水电、饭堂、宿舍等管理材料；维修工程（含图纸）、绿化、安全、保卫、消防、案件调查材料；协议、合同；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
12	资产管理处	2015年3月 12日至13日	部门年度计划、总结、规章制度；资产统计、资产管理、协议、合同；重要仪器设备开箱检验记录、出厂合格证书、图样、用户手册、使用维护手册、说明书、保修卡等；维修记录；设备仪器改造、更新的报告与批复；改装过程中形成的图样、技术文件；网络工程布线、安装材料、验收报告；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
13	继续教育中心	2015年3月 16日至18日	部门年度计划、总结；规章制度；成教新生录取名册，自考报考及通过名册；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
14	图书馆	2015年3月 16日至18日	部门年度计划、总结；党支部总结、计划；图书馆藏品目录，统计年报，协议、合同，管理材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
15	创业文化学院	2015年3月 16日至18日	院、教研室年度计划、总结；党总支计划、总结；规章制度；创业机构管理材料；协议、合同；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
16	财经学院	2015年3月 16日至18日	院、教研室年度计划、总结；党总支计划、总结；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
17	工商学院	2015年3月 16日至18日	院、教研室年度计划、总结；党总支计划、总结；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。

18	外语系	2015年3月 19日至20日	系、教研室年度计划、总结；党总支计划、总结；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
19	计算机系	2015年3月 19日至20日	系、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
20	机电工程系	2015年3月 19日至20日	系、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
21	服装与艺术系	2015年3月 19日至20日	系、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。。
22	汽车工程系	2015年3月 19日至20日	系、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
23	建筑工程系	2015年3月 19日至20日	系、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）、社会实践、毕业生跟踪材料；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
24	思政部	2015年3月 19日至20日	部、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。
25	大学体育部	2015年3月 19日至20日	部、教研室年度计划、总结；党总支总结、计划；规章制度；校运会材料、师生参加校外比赛获奖材料（荣誉证书复印件；奖杯、锦旗可拍成照片）；10周年校庆形成材料，及参加其他重要活动、会议所形成有价值的照片、录像等资料。

附件2：

档案业务指导

一、文件与档案概念。

1、文件

传统意义上文件指红头文件，既有红色文件头，有文号、有印章的纸质材料。有一定严肃性。

在我们档案工作的文件（或文件材料）指广义的文件，包括：工作中形成的各种文字、声像、实物、电子等各种不同载体的材料。含纸质的和非纸质的、有文号的和没文号的。如统计表、报表、学生成绩表、没文号的通知、合同等等都属文件的范畴。

文件按行文分类：上级来文—本校行文、本部门行文——下级来文——不相隶属机构来文

上级：中央、省委省政府及有关部门、惠州市有关部门

本级：学校、本校各单位

下级：对学校来说内设机构都可称下级。内设机构代表学校工作的，所以可看作本级。

不相隶属机构：如兄弟院校、辖区等

2、档案

档案是指在工作中形成的具有保存价值的各种不同载体的文件材料。

根据教育部、国家档案局颁发的《高校档案管理办法》规定：学校档案指在学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

二、档案材料的收集归档

收集：指将分散在个人和单位的文件材料进行集中的过程。

归档：指各部门按要求将工作中形成的并办理完毕的文件材料进行整理将移交档案部门集中保存的过程。

《高校档案管理办法》第二十四条明确规定：“凡个人在教学、科研、管理及职务活动中形成的各种载体的材料必须按规定归档，任何个人不得据为已有”。不管是个人还是单位，只要是在工作中形成的文件材料，都必须按规定移交档案室统一保存。我院没有实行部门立卷，因此各部门只需按要求将文件材料进行收集，移交档案室立卷归档。

做好档案的收集和归档的应该把握以下几个重要环节：

1、了解本部门档案归档范围

根据档案归档要求，熟悉本部门归档范围，理解每个条目需要归档的材料。另外，建议了解本部门年度工作安排，对可能产生的材料要做到心中有数。

2、做好平时收集工作

各部门的档案工作要与日常工作同步进行，不应该是事后的修修补补。对日常工作业务文件随时收集归档，按类别做若干个盒子，平时产生的材料放入相应的盒内，到年终，对照归档范围和本部门工作总结，做好部门材料的补充收集。本部门与外单位签订的合同及其它来往文件一定要收集移交。

3、注意收集范围和要求

（1）纸质档案的用纸、笔的规范。考虑到档案的耐久性问题，需归档的文件材料要用黑色水笔、不能用红笔、铅笔；要用正式件、不能用复印件、传真件；纸张大小一般用A4纸；归档文件页边距不能太窄，要留装订位置；不能在归档文件上涂改，保证完整、整洁。

(2)声像档案是指照片、录音、录像、视频等。照片一个活动收集3—5张，不要过度修饰，要写清6要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄制人等。毕业生照片附学生名单。

（3）电子档案包括文字和图片材料，使用通用的文档与图片格式，要与纸质档案相符。

（4）实物档案。各项工作中获得上级表彰的奖牌、奖状、证书、礼品、字画等。不含个人获得的荣誉。个人的重要获奖如愿意交档案室，则欢迎，办理相应的手续即可。

三、关于不归档材料的处理

不移交档案室的，但在部门工作中有参考的材料

1、学校下发的文件

2、本部门形成的不需移交档案室的材料

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