惠州经济职业技术学院档案管理办法
作者：档案室 来源：本站原创 发布时间：2015-10-22
惠州经济职业技术学院档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学院各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类办法》与《高等学校档案工作规范》等法规，结合我院实际，特制定本办法。
第二条 我院档案是指建院以来学院在从事党政管理、教学、科研、以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同的历史记录，他是党和国家的宝贵财富，由学院档案室统一保管。
第三条 学院档案工作是学院的各项工作的组成部分，是学院建设和发展重要基础工作之一。是反映学院和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院应把档案工作纳入总体发展规划，纳入议事议程，纳入教学、科研和行政管理人员职则范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收各项工作形成的文件材料。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 学院由一名院领导分管档案工作，同时接受省、市地方档案行政主管部门的业务指导、监督与检查。
第五条 学院档案室归属学院办公室秘书科管理，设专职档案工作人员2名，负责全院各类档案的接收、管理和利用工作。
第六条 各系部、处室要配备一名兼职档案员，负责本处室（单位）文件材料的收集、整理和移交工作，兼职档案员要相对稳定，以保证归档工作的顺利完成。
第七条 学院档案室的与兼职档案员的主要职责是：
一、学院档案室的主要职责：（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定，并完成上级主管部门下达的有关档案业务工作。(二)负责制定和组织实施学院档案工作的各项规章制度，并负责学院各单位的档案业务的指导、检查监督工作。加强档案工作的规范化、标准化建设，不断提高现代化管理水平。（三）负责收集（征集）整理、分类、鉴定、统计、保管学院各类档案及有关材料。（四）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时对已过保管或保密期限档案的鉴定工作。（五）开展档案的开放和利用工作，编制必要的检索工具，编写档案参考资料。提供利用档案信息资源，为学院各项工作服务，为社会服务。（六）维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。（七）负责学院各单位兼职档案员的业务培训和指导工作。（八）组织专兼职档案员积极参加院内外档案工作交流活动。
二、 兼职档案员的职责（一）按照案卷质量标准要求，做好文件材料收集、整理归档工作。（二）认真执行平时归卷制度。根据本处室（单位）业务范围和当年工作任务，将处理完毕的文件材料及时收集归类，核对准确，加以系统整理，集中统一保管。（三）按归档要求，将整理好的文件材料在每年的4月份以前，向学院档案室移交。
第三章 档案队伍建设
第八条 学院根据档案实际情况配备足够的专职档案人员。保持人员的相对稳定。
第九条 档案工作人员要努力学习马列理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，遵纪守法，保守党和国家机密；热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干；刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和科学文化知识。
第十条 学院档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。
第四章 档案库房和设备
第十一条 学院要保证档案工作和设备经费的需要。
第十二条 学院应根据国家教委有关高校档案馆（室）建设的有关要求，遵循方便利用、安全保管、有利于发展的原则，为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案工作用房和档案装具。
第十三条 根据学院发展的需要，有计划的为学院综合档案配备必要的设备，以逐步实现档案管理现代化。
第五章 文件收集、整理和归档验收
第十四条 建立和完善归档制度，并将制度纳入党政、教学科研等管理人员的职责范围，作到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地保存。
第十五条 文件材料的归档范围及保管期限。
各类档案的保管期限分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。
一、凡是记述和反映学院主要活动和基本历史面貌的，对本院各项工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。
二、 凡是反映学院一般活动的，相当长时期内对学院各项工作有查考价值的文件材料，应列为长期保管。
三、凡是在较短期内本部门需查考的文件材料，应列为短期保管。一般基本建设项目及设备文件材料的实际保管期限不得短于实际使用寿命。
第十六条 案卷质量要求。归档的文件材料，应质地优良、书绘工整、用蓝黑墨水书写、声像清晰，文件要符合国家有关规范和标准要求。
第十七条 归档时间和档案移交手续。
一、归档时间。（一）党、政部门按年度归档的部门，于次年的4月底前归档；（二）教学、教辅单位和能按学年度归档的部门，应在次学年的寒假前归档；（三）科研档案、基建工程、设备档案，应在课题、项目结束或鉴定三个月内归档；（四）声像档案、录象带、录音磁带、照片的归档时间与该活动的文件材料同时归档。（五）当年的财会档案由财务处保存三年，期满后于次年4月底前归档。
二、档案移交手续。学院档案室接收档案时，必须履行手续。归档时交接双方当面点清，填写档案移交目录一式两份。
第十八条 本院的科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须由档案部门的人员参加，需要鉴定、报奖的科研成果，必须有档案部门的审查并签署意见，对归档材料不齐全、完整的项目和课题，不予上报、评奖。
第十九条 凡由本院及其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存整套档案，协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本以外，还应将复制件送主办单位保存。
第二十条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务的活动中形成的各种载体的文件材料，必须按统一的移交时间，将手中的文件材料交给本部门兼职档案员或直接移交给学院档案室集中统一管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学院或学院档案室有权向他们征集或接受捐赠，对捐赠的档案，视其贵重程度，学院给予奖励。
第六章 档案管理
第二十一条 学院档案室对接收的档案，按照便于保管、利用的原则，对各类档案进行科学的分类、整理、微机录入和编号、排架。
第二十二条 学院档案室要落实档案的安全保卫措施，健全保密制度，切实做好各种防范工作。对破损、字迹退的档案，应进行修复或复制，学院要为档案的保护工作提供必要的条件。
第二十三条 档案的鉴定与销毁
一、档案的鉴定工作在主管领导下，由学院档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对已过保密管期限或保管期限的档案进行鉴定，作出处理决定。
二、需要销毁的档案，应登记造册报请主管领导批准予销毁。
第二十四条 档案的统计。学院档案室要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。并按照有关规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计。
第七章 档案的利用与开放
第二十五条 高校档案应按照规定向全院和社会开放。高校档案开放应遵循下列原则：一、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制；二、利用者需要复制档案，一般由档案室负责办理，并按规定合理收费。
第二十六条 学院档案室保存的各类档案主要为本院所利用，如其他单位和个人利用我院保存的档案，持有合法证明的，经办公室主任或主管领导同意，方可查阅。
第二十七条 属下列情况不宜开放：一、涉及党和国家机密的；二、涉及专利和技术的；三、档案形成部门或个人规定限制利用的；四、涉及个人隐私的。
第二十八条 积极开展档案编研工作，编写专题资料和档案全宗介绍。
第二十九条 人事和组织档案工作因有其特殊性，查阅和利用人事和组织档案，应参照中组部、国家档案局发布的《干部档案条例》执行。
第八章 奖励与处罚
第三十条 根据学院有关规定，对档案工作表现优秀的专兼职档案员和有突出服务与研究成果，以及对档案事业建设有重大贡献者，建议学院应给予表扬和奖励。
第三十一条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予处惩。
第九章 附 则
第三十三条 本办法自发布之日起执行。
惠州经济职业技术学院
电子文件归档与管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为了加强电子文件的管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等有关法律法规，制定本规定。
第二条电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第二章 管理体制和职责
第三条 电子文件形成单位应加强电子文件的归档管理工作。根据本单位实际，建立相应的电子文件归档管理工作制度；确定此项工作的分管领导；明确各环节的工作职责。
第四条 电子文件形成单位应指定专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入学院档案管理程序之中，并纳入相关人员的岗位责任。档案部门应参与指导电子文件形成、办理、收集和归档等各工作环节。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案室负责。
第五条 电子文件的形成单位和档案室应采取有效的管理措施和技术手段，防止电子文件被非法读取、拷贝，修改、破坏。
第六条 在利用计算机或计算机网络开展办公自动化、电子公文传输等电子政务时，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。
第七条 档案室应配置与业务部门相互兼容的、足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保电子文件的有效机读。
第八条第十条 归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第三章 电子文件的收集与归档
第九条 电子文件参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限，同时注明归档的电子文件可否公开。
第十条 电子文件的类型1、文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 2，图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像，文件。3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。4、影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。 7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。8、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
第十一条 对各种类型的电子文件，归档时要采用通用的文件格式，同时收集其必需的硬件环境、与其相关的软件及说明资料等，并保证其能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。
第十二条 在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需要永久和长期保存的电子文件，应按照国家目前对电子文件的“双套制”要求，制作与电子文件同样内容的纸质版本并归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并与电子文件建立互联。
第十三条 自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具，以保证电子文件的完整性。
第十四条 电子文件归档前应对电子文件的有效性、完整性和安全性进行鉴定，并由鉴定负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
第十五条 电子文件归档方式为逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置实现的电子文件向档案室移交的过程；物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中。下载到独立的或可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。
第十六条 电子文件一般应在办理完毕后及时向档案室归档。逻辑归档应随时进行，物理归档应参照纸质文件的规定定期完成。不论何种归档方式均需按档案管理的要求进行登记和交接。
第十七条 物理归档要按“电子文件集”进行管理，即把具有相同的软硬件环境的电子文件集中到一起作为一个电子文件背景信息和电子文件迁移情况记录等内容。
第十八条 归档电子文件的分类、编号和编目与相应的纸质文件保持一致。
第十九条 归档电子文件的著录应按《档案著录规则》进行，并制成相应的归档电子文件目录。必著项目应包括：档号、题名、分类号、时间、责任者、文件编号、密级、公开标识、保管期限、主题词等。
第二十条 电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求操作日志随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。
第二十一条 归档的电子文件除特殊情况外一般不加密，必须加密的归档电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。
第二十二条 电子文件形成单位应在电子文件归档时对相关项目进行检查。检查项目包括与纸质文件核对内容、签章、审核、电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目、病毒检测等，以保证电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式的一致性，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，处理过程无差错。
第四章 电子文件的移交和接收
第二十三条 档案室要建立能有效接收归档电子文件的数据库，并使接收的电子文件与库藏档案数据库整合统一，永久保管，有效利用。
第二十四条 电子文件形成单位将归档电子文件移交给同级档案馆后，应保留原有档案数据内容供本单位利用。
第二十五条 归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递，或通过电子文件传输系统从网上交接。移交时，交接双方应认真检查其有效性、真实性、完整性和可靠性，并严格履行交接手续，对不合格的应由移交单位重新整理后再行交接。
第二十六条 移交的电子文件要求存储载体为只读光盘或一次写光盘，一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。档案室接收时进行数据库存储处理后，此光盘作为馆藏电子文件长期保存。网上交接要确保电子文件传输过程的安全性及病毒的防范能力，同时档案室在进行数据库存储处理后，应制作两套脱机保管的电子文件，存储载体同样要求为只读光盘或一次写光盘。
第二十七条 接收进库的电子文件的存储载体要编制符合库藏档案保管的统一档号或标识。
第五章 归档电子文件的保管
第二十八条 物理归档的电子文件的保管条件： 1、电子文件载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，并做到防磁、防光、防尘、防变形。2、环境温度选定范围为17℃—20℃；相对湿度选定范围为35％—45％。 3、离开强磁场10米以上，并与有害气体隔离。有条件的单位应当添置防磁柜，专门用于存放电子文件。
第二十九条 维护和确保归档电子文件的有效性。 1、档案室每年要对电子文件读取处理的有关设备更新情况进行一次检查登记，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于三年。 2、对磁性载体每满两年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。3、磁性载体上的电子文件，每四年转存一次，原载体同时保留时间不少于四年。 4、定期对电子文件进行检测。包括：载体有无划伤，在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；存储电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。检测情况应做详细记录并保存。5、系统设备更新或系统扩充，应及时对电子文件进行迁移操作，同时进行电子文件迁移记录并保存。
第六章 归档电子文件的利用
第三十条 利用归档电子文件时要遵守保密规定，对具有保密要求的电子文件，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有有效的安全保密措施。
第三十一条 归档电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。未经批准任何单位或个人不得擅自复制归档的电子文件。
第三十二条 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。对具有“使用权限保护”的电子文件项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案室应严格执行电子文件的“使用权限保护”和密匙管理规定。
第三十三条 在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证，防火墙、数据备份等安全防护措施，只有经过档案室的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用，以确保档案信息和系统安全。
第七章 归档电子文件的统计、鉴定和销毁
第三十四条 档案部门应当按年度对归档电子文件的接 收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第三十五条 归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案的鉴定和销毁的有关规定执行。
第三十六条 经鉴定后确需销毁的电子文件，要进行物理删除。如存储在不可擦写的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
第八章 附 则
第三十七条本规定自发布之日起实行。
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